如何避免档案引发的纠纷
案情概况
程某于2003年7月17日从广州某大学毕业后被某公司聘用。双方签订了为期三年的劳动合同。合同约定,乙方(指程某)不得无故解除劳动合同,否则,将按照公司规定的赔偿标准支付甲方(指公司)违约金。
2004年7月9日,程某以不满公司提供的各项工作条件为由,提出辞职。公司则要求程某按照公司规定的赔偿标准支付公司违约金15000元。程某明确表示没有支付能力。
公司因程某没有支付违约金而拒绝转移她的户口、档案关系。
此事后在有关部门的主持下,双方达成和解。
这里,我们关注的问题是:该单位在此事的处理上有无不妥?扣留档案能否起到用人单位想要达到的目的?有的员工离职后不要档案,用人单位又该如何处置?目前,公司如因改制、关闭、破产等情况导致档案丢失的问题,尽管没有明确的法律规定,但一旦引起纠纷,对当事者双方都不利。我们该如何避免档案丢失的情况出现?
专家处方:
亚商在线人力资源总监苏进:
案例中的某单位扣留员工档案的做法是错误的。职工与企业解除劳动关系后,原用人单位不能随意扣住员工档案,应按有关规定及时转递。
根据《企业职工档案管理工作的规定》( 劳力字[1992]33号)第18条关于"企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动( 组织人事)部门"的规定,用人单位扣留职工档案的行为是错误的。至于文中所讲述的程某因辞职所要承担的经济赔偿金,单位可以依法申请劳动争议仲裁或通过民事诉讼方式维护自身合法权益。至于程某是否能承担得起,则另当别论。通过法律程序来解决问题,是用人单位所应遵循的合法途径。
但在现实生活中,用人单位在解除或终止与职工的关系后,以种种理由扣留职工档案的现象较普遍,用人单位往往通过扣留档案的手段来制裁职工。据笔者了解,许多企业也是不得已而为之,他们的苦衷也很多:有的员工给公司造成损失而被辞退或者开除的,但员工本人不赔偿损失,违约单位只好把档案扣着;有的员工和单位签订了在职培训协议,但提前离职,却不愿意向单位缴纳违约金;有的是公司给解决了户口指标,但是服务期未满就想辞职......有的单位想约束员工,就把档案扣留着,只要员工缴纳了违约金,单位就把档案关系转走。建议存在这样情况的企业,在把员工档案转移的同时,也要拿起法律武器维权,这才是解决问题的关键所在。
以个人的经验,从员工关系管理的角度来看这个问题,员工和企业双方应心平气和地寻求解决之道,不必要搞得"剑拔弩张"。员工不论在公司待的时间长短,多多少少都和公司有一定的感情,如果能让这种感情延续下去,企业不就培养了一个朋友和潜在的客户嘛。企业千万不要因为一些过激的行为为自己培养出了一个潜在的"敌人",那就得不偿失了。
在管理细节上下功夫
北京经华智业教育科技有限公司顾问申杰：
案例在企业很普遍,处理上也各不相同,大部分企业是扣住档案,给企业留下了一大堆隐患。建议企业要在管理细节上下功夫以杜绝这类问题的发生。
建立完善的规章制度及担保人制度。企业要完善规章制度的内容,建立违约金担保人制度,如在规定中明确企业或员工的权利与义务,明确违约责任及任何一方违约后的处理程序及离职处理程序等。又如,档案的处理程序,明确规定档案的整理、归纳等。对于双方认可的违约金还款方案等在档案中要有体现。在担保人制度中,应明确担保人资格审查制度等内容,如同一个人不能够给多个人担保等。
制订详细的还款计划。在员工确实无法全额交纳违约金时,要求员工制订详细的还款计划,并按要求提供合法有效的担保人,要注意,如在双方认可规定的时间内未还清款时的滞纳金比例等。双方签字生效。
与当地劳动争议仲裁部门取得联系及存档中心取得联系。为了减少或降低还款的风险,可申请劳动争议仲裁,将已经制订的还款内容,在劳动争议仲裁机构的协调下成为调解协议的内容,这样,在员工违约时,可到法院强制执行。另外,在可能的条件下,还可以采取这样的方式,与存档部门建立合作关系,将档案存在单位认可的存档中心,并注明,如发生员工提档、转档时要及时通知企业。
企业不能以错纠错
神华集团公司劳资部的高学斌、山东省莱芜钢铁集团建安分公司人力资源科的刘世新、安徽广德县劳动保障局的王宗明、北京某公司人力资源部的王女士等人认为:深圳某公司用扣住档案不放的手段来纠正员工的违约行为是错误的。
用人单位可以在法定期限内向劳动争议仲裁机构申请仲裁。由仲裁机构裁决程某支付违约金或以双方都能接受的条件协调解决此事。同时建议用人单位加强档案管理。
北京市奕明律师事务所马国华认为:**先应该明确程某是提前自行解约,没有按照双方约定的合同期限履行义务。根据双方约定,程某应该向用人单位支付一定数额的经济补偿金。
其次,该单位在此事的处理上也有不妥之处,扣留档案的做法不应该提倡。扣留档案并不能起到用人单位想要达到的目的。非但不能解决问题,还会使问题越搞越糟。
至于有的员工离职后不要档案问题?熏实际上也只是暂时不要档案,时间久了。一旦意识到档案的作用了,早晚还得回来要档案。如果公司因改制、关闭、破产等情况发生,应该尽可能先将档案封存保管或者及时转档。
现在人才交流中心、职介所一般都有管理档案的职能,要想避免档案丢失的情况出现,建议各单位不要自己保管档案,委托人才交流中心、职介所存档是比较稳妥的方式,应该予以提倡。
北京融德人才咨询服务有限责任公司 吕言超认为,现在有的职工辞职不要自己的档案的现象也经常出现,有些企业因对职工档案管理业务情况不了解,没有及时处理档案,往往使职工档案变成"死档"。对不来办理辞职手续的职工,可采取发通知、登报等方法告知后,将档案转移到职工户口所在地。
为避免职工档案丢失问题,档案管理要规范化、系统化。建立企业职工档案管理台帐,建立职工档案查阅、借阅管理办法,明确档案管理员的工作职责,建立档案管理责任制等。档案的移交管理要严格按照《企业职工档案管理工作规定》中的档案转递方法进行转递。
破产、关闭的企业职工档案应在破产清算完毕及时转递到劳动保障部门的职介中心或当地有档案委托存档权的机构存档,给职工办理存档手续,将存档的凭据交给职工本人。对于改制后的职工档案,应在一个月内转递至转制后企业人事部门,及时归档。
对于丢失的档案,原企业有义务为职工补齐档案,并转递到相关部门或单位。如果无法核查丢失职工档案信息的,由原工作单位与原工作单位上级主管部门联合证明(二级证明)职工情况,而后为职工建档,转递到相关部门。
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